Case · Capaciteitsplanning
Wanneer "genoeg mensen" de verkeerde vraag is
Fictieve case. Alle getallen zijn berekend op basis van synthetische data.
Een projectorganisatie liep bij piekbelasting structureel tegen vertragingen en boetes aan. De eerste vraag was of er meer mensen nodig waren. Analyse liet zien dat de vraag onvolledig was: het bedrijf had onbenutte capaciteit, maar die was onzichtbaar in de bestaande planning.
Wat veranderde
blootgelegd door analyse per projectfase
en boetes ontstaan, per projectfase
triggerpunten en vereiste acties
kans en kosten van vertragingen
Eén week diagnostiek
De startvraag was eenvoudig: hebben we genoeg mensen? Een week analyse op projectniveau liet zien dat het antwoord afhing van aannames die nooit expliciet waren uitgesproken.
De organisatie had circa 40% onbenutte capaciteit die onzichtbaar was in de weekplanning. Piekbelasting volgde herkenbare patronen, maar die waren in de bestaande rapportages niet gescheiden van de basislast.
De diagnostiek leverde drie uitkomsten:
Resultaten
- Kantelpunt: de bezettingsgraad waarbij vertragingen en boetes ontstaan, per projectfase.
- Onbenutte capaciteit: ~40% van de totale capaciteit was beschikbaar maar niet zichtbaar in de planning.
- Ongeadresseerde scenario's: orderpatronen die al voorkwamen hadden geen gedefinieerde respons.
Scenario-analyse
De doorrekening van duizenden ordertrajecten, op basis van historische patronen en groei-aannames, liet per traject zien welke projectfasen als eerste in de knel komen en wat dat kost.
Dit leverde een ander type output dan een capaciteitsprognose. In plaats van één antwoord ("genoeg" of "niet genoeg") kwantificeerde het de afweging: de kosten van extra capaciteit versus de kans en kosten van vertragingen bij elk bezettingsniveau.
Uitkomsten
- Orderscenario's: elk traject met gedefinieerde kantelpunten en verwachte kosten.
- Investeringsafwegingen: kosten van extra capaciteit vs. kans op vertraging, per scenario.
- Triggerpunten: bezettingsniveaus waarbij specifieke maatregelen rendabel worden.
Continu beslissysteem
De pilot groeide uit tot een structureel systeem dat bijwerkt met nieuwe data en bestaande aannames hertoetst aan actuele orderpatronen.
Het systeem houdt een register bij van de aannames achter capaciteitsbeslissingen: verwachte groei, seizoenspatronen, acceptabel risiconiveau. Wanneer binnenkomende data afwijkt van deze aannames, identificeert het systeem welke beslissingen geraakt worden en markeert ze voor herziening.
Structuur
- Aanname-register: gedocumenteerde aannames onder capaciteitsbeslissingen, met vervaldatum.
- Triggercondities: drempelwaarden waarbij beslissingen opnieuw beoordeeld moeten worden.
- Responsregels: vooraf gedefinieerde acties wanneer aannames niet meer kloppen.
Het resultaat is geen prognose. Het is een structuur die capaciteitsaannames expliciet maakt, de kosten van elk scenario kwantificeert, en signaleert wanneer de omstandigheden genoeg zijn veranderd voor een nieuwe beslissing.
