1. Wie is verantwoordelijk
Kaizar®, handelsnaam van Tobias J. Beers geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (KvK 98376780), gevestigd te Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Contact voor privacyverzoeken: info@kaizar.nl
2. Welke gegevens worden verwerkt
Kaizar verwerkt uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor zakelijke communicatie, klantrelaties en uitvoering van opdrachten. Dit omvat onder meer:
- Naam, functie en bedrijfsnaam;
- Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
- Factuur- en betalingsgegevens;
- Correspondentie (e-mails, berichten, offertes, contracten);
- Eventueel technische of zakelijke gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van data-analyse of consultancywerk.
Kaizar verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over ras, religie, gezondheid of strafrechtelijke zaken).
3. Doeleinden van verwerking
Persoonsgegevens worden gebruikt voor:
- Zakelijke communicatie en relatiebeheer;
- Het opstellen van offertes en overeenkomsten;
- De uitvoering van opdrachten en facturatie;
- Naleving van wettelijke administratieve verplichtingen;
- Interne archivering, evaluatie en kwaliteitsbewaking.
4. Grondslagen
De verwerking vindt uitsluitend plaats op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst;
- Wettelijke verplichting (waaronder fiscale administratie);
- Gerechtvaardigd belang (zoals klantcontact en interne kwaliteitsverbetering);
- En in voorkomende gevallen: toestemming (bij vrijwillig verstrekken van gegevens via formulier of e-mail).
5. Bewaartermijnen
Kaizar bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig, maar ook niet onnodig kort. De standaardtermijnen zijn:
- Administratie en facturen: 7 jaar (wettelijke verplichting);
- Correspondentie en projectinformatie: tot maximaal 10 jaar na laatste contact voor interne archivering, nazorg en juridische bewijsdoeleinden.
Indien iemand expliciet verzoekt om verwijdering, wordt dat gehonoreerd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.
6. Delen met derden
Kaizar deelt gegevens alleen met vertrouwde dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van bedrijfsactiviteiten, zoals:
- Hostingprovider en e-mailprovider;
- Boekhouder of administratiekantoor;
- Softwaretools (zoals Google Workspace, Notion, GitLab).
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Kaizar verkoopt of verhuurt persoonsgegevens nooit aan derden.
7. Beveiliging
Kaizar neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen. Voorbeelden hiervan zijn:
- Versleutelde opslag en back-ups;
- Beveiligde verbindingen (SSL/TLS);
- Minimale toegangsrechten: alleen toegang voor zover noodzakelijk voor het uitvoeren van werk.
8. Cookies en tracking
De publieke website (https://kaizar.nl) gebruikt geen cookies en geen trackingtechnologieën die persoonsgegevens verwerken. Kaizar gebruikt alleen anonieme, cookieloze statistieken (Umami Analytics) om paginaweergaven te tellen. Deze gegevens zijn niet te herleiden tot identificeerbare personen.
Onze webapplicaties (zoals portal.kaizar.nl en auth.kaizar.nl) gebruiken geen tracking- of marketingcookies. Zij plaatsen uitsluitend strikt noodzakelijke functionele cookies om gebruikers ingelogd te houden en de toegang te beveiligen (Authelia SSO en applicatiesessies). Deze cookies worden niet gebruikt voor analyse, profilering of reclame.
9. Rechten van betrokkenen
Iedereen van wie gegevens worden verwerkt, heeft het recht om:
- Inzage te vragen in zijn of haar persoonsgegevens;
- Correctie of verwijdering te verzoeken;
- Bezwaar te maken tegen verwerking;
- Overdracht (dataportabiliteit) van gegevens te vragen.
Verzoeken kunnen worden gestuurd naar het op de website vermelde contactadres. Kaizar reageert in de regel binnen 30 dagen.
10. Klachten
Bij klachten over de omgang met persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via het contactadres op de website van Kaizar. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .
11. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de bedrijfsvoering of wetgeving verandert. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website van Kaizar. In geval van verschillen tussen deze verklaring en de Engelse versie is de Nederlandse versie leidend.